Cómo hacer una factura en el SAT paso a paso

Una factura electrónica, o CFDI 4.0, es un archivo XML que el SAT sella y registra. Si eres persona física y facturas de vez en cuando (un trabajo freelance, una asesoría, una renta), puedes hacerla directo en el portal del SAT sin pagar un sistema de facturación.

Lo que necesitas antes de empezar

Tus datos

• Tu RFC y tu contraseña del SAT (o tu e.firma) para entrar al portal.
• Tu e.firma vigente o tu CSD para sellar la factura: el archivo .cer, el .key y su contraseña. Sin uno de los dos no se puede sellar.
• Tu régimen fiscal, el que aparece en tu Constancia de Situación Fiscal (por ejemplo, 612 Actividades empresariales y profesionales o 626 RESICO).

Los datos de tu cliente

Desde la versión 4.0, el SAT rechaza la factura si los datos del cliente no coinciden con su registro. Pídele su Constancia de Situación Fiscal y copia de ahí:

• RFC: 12 caracteres si es empresa, 13 si es persona física.
• Nombre o razón social, en mayúsculas y sin el régimen societario: «EMPRESA EJEMPLO», no «Empresa Ejemplo, S.A. de C.V.».
• Código postal de su domicilio fiscal.
• Régimen fiscal (601 General de Ley para empresas, 612 o 626 para personas físicas, entre otros).
• Uso del CFDI: para qué usará la factura. Lo más común es G03 Gastos en general.

Lo que vas a facturar

Cada concepto lleva una clave de producto o servicio del catálogo del SAT (por ejemplo, 80101500 Servicios de consultoría de negocios o 84111506 Servicios de facturación) y una clave de unidad (E48 Unidad de servicio para servicios, H87 Pieza para productos). Si no sabes cuál es la tuya, búscala con palabras:

Paso a paso en el portal del SAT

1. Entra al servicio de facturación. En sat.gob.mx busca «Factura electrónica» y elige Genera tu factura (Servicio de facturación CFDI 4.0).
2. Inicia sesión con tu RFC y contraseña, o con tu e.firma.
3. Elige el tipo de factura. Para cobrar un trabajo o una venta es Ingreso. Egreso es para notas de crédito y Pago para los complementos de pago.
4. Llena los datos del cliente: RFC, nombre, código postal, régimen fiscal y uso de la factura. Si el uso no es compatible con el régimen del cliente, el portal no te deja seguir.
5. Llena los datos del comprobante: moneda (MXN), método de pago (PUE o PPD, ver abajo) y forma de pago (03 Transferencia, 01 Efectivo, 04 Tarjeta de crédito, 28 Tarjeta de débito o 99 Por definir).
6. Agrega cada concepto: clave de producto o servicio, clave de unidad, cantidad, descripción y valor unitario sin IVA. En «Objeto de impuesto» elige 02 Sí objeto de impuesto y agrega el IVA trasladado al 16% (o al 8% si estás en la región fronteriza con el estímulo). Si hay retenciones, agrégalas aquí también.
7. Revisa la vista previa: nombre del cliente, montos, IVA y total. Una vez sellada ya no se puede cambiar.
8. Sella la factura con tu e.firma o tu CSD. El SAT le asigna un folio fiscal (UUID) y queda registrada.
9. Descarga el XML y el PDF y envíaselos a tu cliente. El XML es la factura legal; el PDF es para leerla.

¿PUE o PPD?

Es la duda más común, y equivocarse obliga a cancelar. La regla es sencilla:

• PUE (Pago en una sola exhibición): cuando tu cliente ya te pagó todo al momento de hacer la factura. Pones la forma de pago real, por ejemplo 03 Transferencia.
• PPD (Pago en parcialidades o diferido): cuando todavía no te pagan, o te van a pagar en partes. La forma de pago es 99 Por definir, y cuando te paguen tienes que emitir un complemento de pago a más tardar el quinto día hábil del mes siguiente.

Si facturas de vez en cuando, lo más simple es cobrar primero y facturar después con PUE: te ahorras el complemento de pago.

Si le facturas a una empresa: retenciones

Cuando una persona física le factura a una persona moral (una empresa) por servicios profesionales o por renta, la empresa le retiene parte del ISR y del IVA y los paga al SAT por ella. Esas retenciones van en la factura:

• Honorarios o arrendamiento (régimen 612 o 606): ISR 10% y dos terceras partes del IVA (10.6667%).
• RESICO (régimen 626) por servicios o renta: ISR 1.25% y dos terceras partes del IVA.

Por ejemplo, unos honorarios de $10,000 llevan $1,600 de IVA, $1,000 de ISR retenido y $1,066.67 de IVA retenido: tu cliente te deposita $9,533.33. Si le facturas a otra persona física, normalmente no hay retenciones.

Factura al público en general

Si vendes a alguien que no te pidió factura, o le vendes a un extranjero, se usa un RFC genérico con estos datos:

• RFC XAXX010101000 (o XEXX010101000 para extranjeros).
• Nombre: PUBLICO EN GENERAL (o EXTRANJERO).
• Código postal: el tuyo, el mismo del lugar de expedición.
• Régimen fiscal: 616 Sin obligaciones fiscales.
• Uso del CFDI: S01 Sin efectos fiscales.

Una factura con RFC genérico no le sirve a nadie para deducir: si tu cliente la necesita, pídele sus datos reales.

Errores comunes y cómo corregirlos

• Escribir «S.A. de C.V.» en el nombre de la empresa. En CFDI 4.0 va sin régimen societario.
• Usar el código postal de la sucursal en lugar del domicilio fiscal que aparece en la constancia.
• Elegir un uso de CFDI que no corresponde al régimen de tu cliente.
• Poner PUE cuando todavía no te pagan (debe ser PPD con forma de pago 99).
• Olvidar las retenciones al facturarle a una empresa por honorarios o renta.

Si ya la sellaste con un error, no se puede editar. Haz una factura nueva con los datos correctos, relacionada con la anterior (tipo de relación 04 Sustitución de los CFDI previos), y después cancela la equivocada con el motivo 01 Comprobante emitido con errores con relación, indicando el folio fiscal de la nueva. Te lo explicamos paso a paso en cómo cancelar una factura.